Wdrożenie nowego systemu nie musi być skomplikowane – jak nie popełnić podstawowych błędów przy wdrożeniu nowego systemu w firmie

Nowy system IT to duże wyzwanie dla każdej firmy. Ze zmianą systemu wiążemy ogromne nadzieje co do poprawy funkcjonowania firmy. Taka transformacja wymaga długiego i angażującego procesu wdrożeniowego oraz zwiększonego obciążenia wielu kluczowych użytkowników, ponieważ w tym czasie wykonują podwójną pracę: zarówno na starym jak i na nowym systemie. Gdy wreszcie udaje nam się przejść na nowy system, często okazuje się, że zarówno sam proces, jak i jego rezultat nie przypominają tego, co sobie zaplanowaliśmy. Zanim zdecydujemy się na tak poważny krok, jakim jest zmiana systemu warto rozważyć czy lepszym rozwiązaniem nie będzie aktualizacja obecnego rozwiązania lub też pełnego wykorzystywania jego funkcji, które często poznajemy tylko w ograniczonym zakresie. Jeśli jednak obecny system blokuje rozwój lub prawidłowe działanie firmy, konieczna jest jego zmiana. Aby ograniczyć ryzyko ewentualnych negatywnych skutków takiej zmiany, warto zwrócić uwagę na kilka kluczowych czynników.

Przygotuj się do wdrożenia nowego systemu

Decyzja o wdrożeniu nowego systemu przeważnie niesie za sobą ogromne oczekiwania i presję co do jego funkcjonalności i korzyści dla firmy.

Podstawowym zadaniem jest określenie celu tego wdrożenia, tj. jakie zadania system ma spełnić, jakie nowe funkcjonalności będzie zawierać w stosunku do już istniejącego systemu, jak usprawni dotychczasową pracę, itp. W tym celu bardzo przydatne będzie zdefiniowanie procesów biznesowych zachodzących w firmie. Na tym etapie ważną rolę odgrywa analityka biznesowa. To tona pozwala nam zdefiniować procesy biznesowe zachodzące w firmie i kładzie fundamenty do zaprojektowania nowego systemu. Określenie celów nie jest łatwym zadaniem, ale skuteczne wdrożenie systemu jest z nimi mocno powiązane. Taki projekt powinien wpisywać się w strategię biznesową firmy i przyczyniać się do jej rozwoju tak aby jego implementacja wspierała, a nie opóźniała naturalny rozkwit firmy. Znając procesy i cele przedsiębiorstwa łatwiej też będzie zaplanować ewentualne przyszłe rozszerzenia funkcjonalności systemu, dzięki czemu będzie on elastyczny na zachodzące zmiany w firmie i procesach biznesowych oraz będzie wspierał zmiany wymuszone przez rynek.

Mądrze wybierz dostawcę

Wybór dostawcy systemu to decyzja na lata. Jest to partner biznesowy, z którym będziemy współpracować również po wdrożeniu systemu. Decyzja o wyborze danego podwykonawcy musi być poprzedzona starannym wywiadem. Wskaźniki determinujące wybór takiego partnera to jakość i cena, ale także niezawodność i referencje wystawione przez innych klientów. Dobrą praktyką jest także spotkanie z nabywcami, którzy mogą opowiedzieć o swoich doświadczeniach we współpracy z dostawcą i efektach jego pracy. Także związane z tym doświadczenie nabyte w podobnych wdrożeniach będzie mocno przemawiało za wyborem danego dostawcy.

Ważnym elementem jest trzymanie się ustalonych ram czasowych wdrożenia. Potencjalne opóźnienia z tym związane mogą przyczynić się do spadku reputacji firmy czy dochodów. W obliczu ciągłych zmian zachodzących w biznesie wymagana jest elastyczność dostawcy w zakresie ewentualnych poprawek czy uaktualnień. Warto poświęcić trochę czasu na zapoznanie się z proponowanym systemem pod względem funkcjonalności, obsługi oraz potrzeb naszej firmy. Należy pamiętać, że współpraca z dostawcą to nie tylko okres wdrożenia, ale także okres produkcyjny, który może trwać kolejne kilka lat. Miejmy to na uwadze decydując się na konkretną firmę.

Włącz pracowników w proces zmiany systemu

Projekt związany ze zmianą systemu wymaga dużego zaangażowania pracowników. Niezbędnym czynnikiem warunkującym powodzenie projektu jest dobór odpowiedniego menedżera projektu. Ta osoba będzie czuwać nad ujednoliceniem wszystkich procesów w oparciu o znane i dostępne metodyki zarządzania projektem. W gestii firmy pozostaje dobór odpowiednich metodyk, natomiast kluczowym i warunkującym elementem powodzenia naszego wdrożenia jest metodyczne jego zarządzanie. Nie należy zapominać o wyznaczeniu kluczowych użytkowników tzw. key users z obszarów naszej firmy. To właśnie ci pracownicy ze względu na swoją wiedzę powinni uczestniczyć we wszystkich etapach oceny i sprawdzania modułów nowego systemu i stać się realnym wsparciem dla menedżera projektu. Późniejszą ich rolą będzie szkolenie i wdrażanie innych pracowników w zakresie nowej funkcjonalności. Ważnym elementem zmiany systemu jest zaangażowanie pracowników w stworzenie jego ostatecznego kształtu, a następnie pokazanie jego obecnym i przyszłym użytkownikom korzyści jakie im przyniesie. Dzięki temu, nie będą mieli poczucia, że system został im narzucony, w szczególności jeśli będzie znacznie odbiegał od obecnie wykorzystywanego, do którego są już przyzwyczajeni.

Dobrze przygotuj się na migracje danych do nowego systemu

Dużym wyzwaniem dla pomyślnego przebiegu wdrożenia systemu stanowi proces migracji danych z dotychczas stosowanego systemu do nowo wdrażanego. Może to być najdłuższy okres wdrożenia i zarazem najbardziej niebezpieczna jego część. Dane to nierozłączna część systemu IT, dlatego z punktu działania biznesu ważne jest, żeby wszystkie archiwalne dane znalazły się w nowym systemie. Różne aplikacja mogą korzystać z danych systemu IT dlatego i to także należy uwzględnić to w projekcie. Przydatne tu ponownie będą stworzone mapy procesów w firmie.

Migracja danych to także dobry moment na wyczyszczenie niepotrzebnych danych, które zajmują miejsce i utrudniają pracę. Dużą rolę w tym procesie pełnią key-userzy. Ich znajomość biznesu oraz zakresu informacji przetwarzanych przez system pomoże ocenić jakość i spójność przeniesionych danych. Dobry plan migracji to podstawa sukcesu wdrożenia. Powinien on zawierać takie czynności jak: przygotowanie danych do migracji, określenia ram czasowych oraz dobór odpowiednich narzędzi. Ważnym elementem jest przeprowadzenie testu migracji, który pozwoli nam potwierdzić słuszność obranej metody. Na tym etapie możemy zweryfikować jakość i spójność danych lub ewentualną niezgodność. Odpowiedzialną rolę w procesie odgrywa menedżer projektu, który koordynuje proces przygotowania planu migracji, odpowiedniej listy z obiektami, definiuje zakres odpowiedzialności w zakresie przenoszonych danych oraz pełni nadzór nad całością prac. Konieczna na tym etapie jest ścisła współpraca z dostawcą by określić zgodności danych. By uniknąć rozczarowań na tym etapie wdrożenia po obu stronach, już podczas definiowania wymagań do migracji, powinna nastąpić pełna wymiana informacji z dostawcą oraz dobrze przeprowadzona ocena infrastruktury.

Nie bagatelizuj fazy testów nowego systemu

Moment testowania nowego systemu to „chwila prawdy” wykonanego wdrożenia, czyli nie jako zderzenie oczekiwań z rzeczywistością. Na tym etapie weryfikujemy zgodność systemu ze specyfikacją funkcjonalną oraz określamy czy pokrywa się z oczekiwaniem firmy. W klasycznej metodzie zarządzania projektem testowanie jest etapem, który następuje po fazie wdrożenia. Głównym celem testowania jest wykrycie błędów oraz usterek. Dobrze przeprowadzone testy po stronie dostawcy pomogą szybko skorygować ewentualne pomyłki. Ważną rolę w procesie testowania stanowią testerzy. Odpowiednio liczny i kompetentny zespół weryfikuje funkcjonalność systemu w oparciu o analizę biznesową przygotowaną przez zespół analityków, wykorzystując narzędzia przygotowanych przez dostawcę. Konieczne jest przejście przez scenariusze testowe oraz przygotowanie szczegółowego raportu. Należy zauważyć, że odpowiednie przeprowadzenie procesu testowania wpływa później na ostateczny kształt nowego systemu oraz jego funkcjonowanie. Po zaimplementowaniu poprawek wykrytych w trakcie testowania, system powinien być przygotowany na szkolenie użytkowników, gdzie nie może być miejsca na ewentualne wpadki. Szkolenie przeprowadzane przez dostawcę, czy też key-userów w formie warsztatów powinno łączyć w sobie część teoretyczną oraz praktyczną, tak by zapewnić płynne przejście pracowników ze starego systemu do nowego. Pomyślnie przeprowadzone szkolenie pozwoli przygotować użytkowników do obsługi procesów biznesowych oraz uniknąć w przyszłości błędów w ich funkcjonowaniu.

Monitoruj działanie systemu w początkowym okresie po wdrożeniu

Wdrożenie systemu to nie koniec współpracy z dostawcą. Uruchomienie wersji produkcyjnej systemu to dopiero początek długoletniej kooperacji. Pierwsze miesiąca działania nowego systemu mogą wymagać konieczności dodatkowej pracy specjalistów czy programistów wynikającej z niedoskonałości systemu, dlatego umowa z dostawcą powinna zawierać także zapis zabezpieczający firmę w tym zakresie. Dobrą praktyką jest wykonanie audytu wdrożenia. Z uwagi na inicjatywy udoskonalania procesów wewnętrznych, potrzeby użytkowników i inne uwarunkowania konieczne jest wypracowanie takiego modelu współpracy z dostawcą, by ten zapewniał wsparcie, możliwość aktualizacji i dostosowania systemu do zmieniających się realiów biznesu.

Wdrożenie systemu to długotrwały i żmudny proces,ale jeśli będziemy przestrzegać zasad opisanych powyżej, nie musi być problematyczny. Profesjonalnie przygotowana analiza biznesowa opisująca obecne procesy biznesowe zachodzące w firmie da nam podwaliny pod przygotowanie nowego systemu i zminimalizuje możliwości wpadki już po starcie nowego systemu. Metodyczne prowadzenie projektu umożliwi określenie wymagań, utrzymanie równowagi między zakresem, jakością, harmonogramem, budżetem, zasobem a ryzykiem. Przemyślany wybór dostawcy przyczyni się do spokojnego wdrożenia systemu. Zaangażowanie pracowników i włączenie ich w proces tworzenia produktu końcowego będzie skutkowało ich chęcią współpracy w zakresie tej zmiany. Testowanie gotowego rozwiązania i monitorowanie jego działania w początkowym okresie po wdrożeniowym zminimalizuje ryzyko błędów i awarii w funkcjonowaniu oprogramowania, a w efekcie też firmy.

Mając na uwadze wszystkie powyższe aspekty, kluczowe jest dobre zaplanowanie zmiany i wdrożenie systemu bez pośpiechu i w uwzględnieniem wszystkich niezbędnych kroków.